Pour les procédures lancées à compter du 1er octobre 2018, les communications et échanges d’informations qui auront lieu au cours d’une procédure pour les marchés dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieure à 25.000 euros HT, devront être réalisés par voie électronique.
Le nouveau guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics au 1er octobre rédigé par la DAJ répond aux principales interrogations sur cette échéance sous la forme d’une Foire aux Questions (FAQ).
Le guide se décompose en quatre rubriques comme suit :
- le profil d’acheteur (publication des documents de la consultation, données essentielles etc.) ;
- les échanges dématérialisés (documents de la consultation, dépôt/réception des candidatures et des offres, copie de sauvegarde, coffre-fort électronique, etc.) ;
- la signature électronique ;
- le document unique de marché européen (DUME).
Ce guide évolutif pourra s’enrichir de nouvelles questions sur la dématérialisation : suggestions et questions pourront être transmises à l’adresse suivante : demat.daj[@]finances.gouv.fr.
Retrouvez le guide sur : https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-commande-publique
La réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 01 avril 2016 nous impose une complète dématérialisation des procédures de passation des marchés publics de plus de 25 000,00 €HT à compter du 01 octobre 2018.
C’est pourquoi à partir de cette date :
- Aucune offre sous format papier ne sera acceptée.
- L’OPAC de l’Oise et l’attributaire signeront électroniquement le marché.
Dans cette optique, il est fortement conseillé d’anticiper ce changement et de vous munir d’un certificat électronique.
Pour plus d’information sur l’obtention d'un certificat RGS**, vous pouvez consulter la page suivante : http://www.marches-publics.info/marches-certification.htm
Sont consultables sur notre site internet les avis d’appel publics à la concurrence, ainsi que la liste annuelle des marchés de plus de 20.000 € HT conclus pour l’année précédente.
Vous pouvez également vous inscrire à la newsletter (alerte entreprise) grâce à laquelle vous recevrez toutes les semaines et de manière automatique, par courrier électronique, la liste des consultations en cours.
Sur ce même site, sont consultables les avis d’attribution relatifs aux consultations passées par l’OPAC de l’Oise.
Ces informations sont disponibles sur le site https://www.opacoise.fr/, rubrique « Entreprises ».
L’OPAC de l’Oise s’engage sur la voie de la dématérialisation complète de ses procédures de passation des marchés via la plate-forme AWS-ACHAT.
Dès à présent, l’ensemble des consultations sont ouvertes aux plis dématérialisés.
Pour tous les marchés relatifs à l’achat de prestations ou de fourniture informatique, la dématérialisation de la procédure est obligatoire.
Le dépôt de pli sur AWS-Achat se fait par dossier, vous ne devez pas déclarer vos pièces une par une, et vous n’avez pas besoin de compresser vos dossiers. Conformément à l’art. 57 du décret 2016-360, sans préjudice des dispositions prévues à l’article 41 relatives à la copie de sauvegarde, les offres sont transmises en une seule fois.
Attention !
Les dépôts anonymes sont interdits. Les dépôts doivent être effectués au nom du candidat, avec les codes d’accès correspondant à sa fiche fournisseur, et avec son numéro de SIRET, et pas au nom d’un mandataire, qui peut par contre avoir signé le pli par délégation du candidat (ne pas oublier d’inclure cette délégation dans le dossier).
1. Procédure d’annulation, et de remplacement
Si vous déposez un nouveau pli sur une consultation donnée, le système vous préviendra et vous devrez confirmer que vous avez bien l'intention de compléter votre dépôt précédent avec ce nouveau pli.
Dans le cas où vous souhaiteriez remplacer un dépôt dématérialisé par un dépôt papier, ou si vous souhaitez annuler un dépôt dématérialisé, vous devez faire un nouveau dépôt par voie dématérialisée, en déposant une simple lettre signée signifiant à l’acheteur que ce pli a été annulé.
2. Contrôle antivirus
Tout fichier constitutif du pli devra être exempt de tout virus informatique et devra être traité, à cette fin, par le soumissionnaire par un antivirus professionnel régulièrement mis à jour. Il en est de même pour tout autre fichier échangé dans le cadre des procédures de marché public.
L’OPAC de l’Oise pourra procéder à un archivage de sécurité de tout fichier contenant un virus informatique. Dès lors, celui-ci sera réputé n'avoir jamais été reçu.
3. Copie de sauvegarde
Le candidat peut envoyer une copie de sauvegarde, sur un support physique numérique, ou sur papier. Celle-ci doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible à l’extérieur : "Copie de sauvegarde".
Le candidat qui effectue à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support physique électronique ou sur support papier, doit faire parvenir cette copie dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.
Cette copie de sauvegarde ne sera ouverte que dans deux circonstances précises, à savoir :
- lorsqu'un programme malveillant est détecté par le pouvoir adjudicateur (virus) dans le pli dématérialisé;
- lorsque la candidature ou l’offre n'est pas parvenue au pouvoir adjudicateur dans les délais de dépôt des candidatures et des offres du fait d’une défaillance du dispositif électronique mis en place par le pouvoir adjudicateur. Les copies de sauvegarde que le pouvoir adjudicateur n'aura pas besoin d'ouvrir seront détruites.
Attention !
L’extraction de la copie de sauvegarde ne signifie pas que vous avez effectué votre dépôt.
Après avoir obtenu la copie de sauvegarde vous devez impérativement terminer votre dépôt, en cliquant sur le bouton «Déposer», et aboutir à l’attestation de dépôt que nous vous recommandons d’imprimer.
4. Journal de traçabilité, horodatage et heure limite de dépôt des plis
L’heure de la plate-forme est l’heure de Paris. Tous les événements relatifs aux dépôts sont horodatés dans un journal de traçabilité détaillé, par l’horloge du serveur AWS-Achat, elle-même asservie à deux «serveurs de temps fiables» externes. Seule cette référence de temps fera foi, notamment en termes de qualification des plis «hors délai». Assurez-vous que votre horloge soit correctement réglée et tenez compte des éventuels écarts avec cette référence de temps.
Attention: Les plis sont «hors-délai» si leur téléchargement se termine après l’heure limite. Seule la fin de transmission d’un dossier complet générera l’accusé réception valant attestation de dépôt. Cette attestation apparaîtra à l’écran et vous sera adressée par courriel, par précaution imprimez cette page.
5. Format des documents et taille totale du pli
Les formats pris en compte sont énoncés dans le règlement de la consultation.
Si votre pli risque de dépasser les 500 Mo, contactez l'assistance AWS, au minimum 48 h avant votre dépôt.
Pour les pièces de votre dossier, le format .pdf est fortement recommandé.
Prenez vos dispositions en fonction de la taille de vos plis, de la vitesse de votre connexion et de l’efficacité du réseau internet entre votre réseau et celui du serveur. À titre indicatif, avec une connexion à 256 K, il vous faudra environ 1 heure pour télécharger 100 Mo. Optimisez vos fichiers, en évitant de scanner des documents papier.
Votre proposition a été jugée la mieux-disante.
L’attribution du marché nécessite au préalable la remise de documents listées par l’arrêté du 25 mai 2016 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution de marchés publics et de contrats de concession publié au JORF le 1er juin 2016.
Ces pièces doivent être produites par votre société et par chacun de vos co-traitants ou sous-traitants le cas échéant.
À l’issue du classement des offres, un courrier vous indiquant la liste des pièces à remettre vous sera envoyé.
À titre indicatif, vous devrez fournir selon la nature de contrat qui vous sera attribué :
- Attestation d’assurance décennale avec indication des plafonds de garantie et catégories de risques couverts.
- Copie des certificats relatifs aux impôts et taxes : impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés; et taxe sur la valeur ajoutée.
- Copie du certificat délivré pour les cotisations d'assurance vieillesse et d'assurance invalidité-décès dues par les membres des professions libérales visés au c du 1° de l'article L. 613-1 du code de la sécurité sociale, par les organismes visés aux articles L. 641-5 et L. 723-1 du code de la sécurité sociale.
- Copie du certificat attestant le versement régulier des cotisations légales aux caisses qui assurent le service des congés payés et du chômage intempéries ou pour les entreprises qui n’ont pas à souscrire de déclaration au titre des congés payés et du chômage intempéries en application de leur régime social, production d’une déclaration sur l’honneur attestant qu’elles versent directement à leurs salariés les indemnités de congés payés et qu’elles ne les mettent pas au chômage pour cause d’intempéries.
- Copie du certificat attestant la régularité de la situation de l'employeur au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L. 5212-2 à L. 5212-5 du code du travail délivré par l’association de gestion du fonds de développement pour l'insertion professionnelle des handicapés, mentionnée à l'article L. 5214-1 du code du travail ou pour les entreprises qui ne sont pas soumises à cette obligation, production d’une déclaration sur l’honneur attestant qu’elles ne remplissent pas les conditions relatives à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés prévues aux articles L.5212-2 à L5212-5 du Code du Travail.
- Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six mois
- Lorsque l'immatriculation du cocontractant au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers est obligatoire ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, l'un des documents suivants :
a) Un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) datant de moins de 3 mois ;
b) Une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers ;
c) Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente ;
d) Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.
- La liste nominative des salariés étrangers employés et soumis à l'autorisation de travail prévue à l'article L.5221-2 du code du travail.
Il vous est précisé qu’afin de simplifier et sécuriser la remise de ces documents, l’OPAC de l'Oise met à votre disposition la plateforme en ligne e-attestations.
Un dossier spécifique au marché correspondant et listant les documents que nous attendons de votre part sera créé sur cette plateforme.
Si vous êtes déjà inscrit sur la plateforme, vous pourrez vous connecter avec vos identifiants habituels. Dans le cas contraire, vous recevrez un courriel de la plateforme e-attestations vous communiquant vos identifiants (à partir de l’adresse support@e-attestations.com).
Lors de la remise de votre candidature, l'un des opérateurs économiques membres du groupement doit être désigné comme mandataire pour représenter l'ensemble des membres vis-à-vis de l’OPAC de l’Oise et pour coordonner les prestations des membres du groupement.
Le formulaire DC1 intitulé « lettre de candidature désignation du mandataire par ses co-traitants » et sa notice sont à votre disposition.
Pour se faire, vous devez renseigner la rubrique G du formulaire DC1 qui permet d’identifier le mandataire choisi.
Un document d’habilitation par les autres membres du groupement justifiant de la capacité à intervenir du mandataire, devra accompagner votre dossier de candidature.
Il sera donc joint à chaque dossier de consultation des entreprises un cadre type « désignation du mandataire et habilitation (en cas de groupement d’opérateurs économiques) » que vous devrez compléter.
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