Adjudication (vente par)
Il s’agit d’une vente aux enchères de lots qui ont fait l’objet d’une "saisie immobilière" (pour non-paiement des charges).
Annexion
Appropriation d'une partie commune sans autorisation de l’assemblée générale.
Aliénation
Dans l’expression "aliénation des parties communes", le mot signifie vente ou attribution en jouissance exclusive.
Appels de charges (ou provisions sur charges)
Les appels de charges sont envoyés à chaque copropriétaire en début de chaque trimestre. Le paiement de ces appels de charges permet au syndic de régler les charges de la vie courante (électricité, eau gaz…), les dépenses liées aux travaux et à l’entretien de la copropriété.
Les appels de charges étant calculés à partir d’un budget prévisionnel, une régularisation est effectuée en fin d’année lors de la clôture des comptes de la copropriété :
• Si les versements trimestriels ont été supérieurs aux dépenses réelles, le surplus sera déduit des appels de charges futurs.
• Si, au contraire, les versements trimestriels n’ont pas été suffisants, la somme manquante viendra s’intégrer aux appels de charges futurs.
Assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an. Elle permet aux copropriétaires de se prononcer sur tous les sujets liés à leur immeuble et de prendre des décisions : devis travaux, budget prévisionnel, modification du règlement de copropriété, etc.
L’assemblée générale se réunit sur convocation du syndic qui se charge de fournir tous les documents et d’organiser le déroulement de la réunion.
Assemblée générale extraordinaire
Il s’agit d’une assemblée des copropriétaires au cours de laquelle on discute de certaines questions spécifiques: travaux, etc., sur lesquelles on n’a pu délibérer en assemblée générale ordinaire. Les règles de convocation, déroulement des votes, etc. sont exactement les mêmes que pour les assemblées générales ordinaires.
Avance permanente de trésorerie
Il s’agit d'une réserve qui doit être prévue au règlement de copropriété et ne peut dépasser deux douzièmes (soit 1/6) du budget annuel de charges.
Balance
C’est le document comptable qui permet de faire le point des crédits et des débits par comptes et permet donc de savoir si le solde est négatif ou positif. Il est préférable de parler de "situation de trésorerie".
Budget prévisionnel
En copropriété, un budget prévisionnel est défini afin d’assurer une permanence de trésorerie pour les dépenses liées aux charges de fonctionnement courant, à la maintenance, à l’administration des équipements communs et parties communes de la copropriété (eau, chauffage, gaz, ascenseur,….).
Ce budget prévisionnel est préparé par le syndic de copropriété. Le conseil syndical peut également participer à son élaboration, ce qui est d’ailleurs recommandé pour éviter d’éventuels litiges. Ce budget doit être voté dans les 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Une fois le budget déterminé, il doit être soumis au vote lors de l’Assemblée générale pour être validé.
Ensuite, le premier jour de chaque trimestre, les copropriétaires doivent verser une provision pour charges qui correspond au quart du budget voté.
Carnet d’entretien
Chaque copropriété doit avoir un carnet d’entretien dans lequel il est indiqué principalement : l’adresse de l’immeuble, l’identité du syndic, les références des contrats d’assurance de l’immeuble et leurs dates d’échéances, l’échéancier des travaux à venir, etc.
Dans certaines copropriétés, l’assemblée générale décide d’y mettre des informations supplémentaires. Quoiqu’il en soit, le carnet d’entretien est généralement tenu et mis à jour par le syndic et peut être consulté sur demande par un copropriétaire, un candidat à l’acquisition d’un lot dans la copropriété ou à tout bénéficiaire d’une promesse de vente sur un lot de la copropriété.
Charges générales
Les charges générales sont celles relatives à la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes de l’immeuble : nettoyage des halls et escaliers, éclairage des parties communes, interphone, frais liés à l’organisation de l’assemblée générale, etc.
Ces charges sont réparties entre les copropriétaires en fonction des quotes-parts attribuées à chacun. Ces quotes-parts sont proportionnelles à la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l’ensemble de la copropriété. C’est pourquoi, il existe généralement une similitude entre les quotes-parts de charges générales et les tantièmes de copropriété détenus par chaque copropriétaire.
Charges spéciales
Les charges spéciales sont celles relatives aux services collectifs et aux éléments d’équipement commun (ascenseur, vide-ordures….). Elles sont réparties en fonction de l’utilité « objective » de ces services pour chaque copropriétaire.
Exemple : Un copropriétaire vivant au rez-de-chaussée de l’immeuble ne paiera pas les charges d’ascenseur dont il n’a pas l’utilité.
Charges récupérables
Cette expression désigne les charges locatives qu’un copropriétaire bailleur peut "récupérer" sur son locataire.
Conseil syndical
Le conseil syndical regroupe des copropriétaires bénévoles qui ont été élus « membres du conseil syndical » afin d’assister le syndic et contrôler la comptabilité pour assurer la stabilité financière de l’immeuble. Pour mener à bien cette mission, le conseil syndical peut se faire assister par des tiers (expert-comptable, juriste…).
Le conseil syndical est l’un des trois organes de fonctionnement du syndicat des copropriétaires avec l’assemblée générale et le syndic. Il est dépourvu de personnalité juridique et n’a donc pas de pouvoir de décision. Il doit également rendre compte de sa mission au moins une fois par an lors de l’assemblée générale.
Copropriétaire bailleur (ou copropriétaire non occupant)
On désigne par copropriétaire bailleur toute personne propriétaire d’un bien en copropriété mis en location. Ce n’est donc pas le copropriétaire lui-même qui réside dans l’immeuble mais son ou ses locataire(s). Il est fortement conseillé au copropriétaire bailleur de fournir le règlement de copropriété à son locataire pour garantir le respect des règles de fonctionnement.
Copropriétaire défaillant
Un copropriétaire est dit « défaillant » lorsqu’il ne paye pas ses charges de copropriété. La situation d’un copropriétaire défaillant doit être rapidement régularisée pour éviter de mettre en péril toute la copropriété.
Copropriété
On désigne par copropriété, tout ensemble immobilier disposant de parties privatives destinées à un usage exclusif (appartements, caves, garages,…) et de parties communes destinées à l’usage de tous les copropriétaires(escaliers, halls d’entrée… .).
Le régime de copropriété intervient lorsque la propriété d’un immeuble bâti est répartie par lots entre plusieurs personnes qui sont donc les copropriétaires de l’immeuble. Tous les copropriétaires d’un immeuble forment le syndicat des copropriétaires. Le régime de la copropriété est réglementé par la loi du 10 juillet 1965.
Délibération
Sont ainsi appelées les décisions des assemblées générales ayant donné lieu à des votes.
Destination de l’immeuble
La destination de l’immeuble détermine l’usage auquel l’immeuble est destiné en fonction de ses caractéristiques de construction, de confort, d’environnement et d’esthétique. En principe, la destination de l’immeuble doit être indiquée dans le règlement de copropriété et doit être respectée par tous les copropriétaires.
Ainsi, dans un immeuble exclusivement réservé à l’usage d’habitation, un copropriétaire ne pourra y installer son commerce.
État daté
Document informatif, rédigé par le syndic de copropriété à la demande du vendeur ou du notaire. Il contient un certain nombre d’informations sur le bien immobilier, afin de renseigner au maximum l’acquéreur sur les charges qu’il devra supporter dès son entrée dans les lieux. La liste des informations qu’il contient est fixée par décret. Les honoraires du syndic relatifs à l’établissement de l’état daté nécessaire lors d’une vente d'un lot de copropriété sont toujours à la charge du vendeur, sauf convention contraire entre les parties.
État descriptif de division
En copropriété, l’état descriptif de division est un document dans lequel sont listés de manière précise les lots privatifs d’une copropriété. L’état descriptif de division doit obligatoirement être inclus dans le règlement de copropriété selon la loi de 1965 mais il peut aussi s’agir d’un document autonome.
Feuille de présence
C’est la feuille que les copropriétaires signent en début de séance aux assemblées générales.
Fonds de roulement (ou avance permanente de trésorerie)
Le fonds de roulement est un élément important pour la bonne gestion financière de la copropriété. Dans un premier temps, il est important de noter que le syndic ne peut en aucun cas faire d’avances de fonds pour le compte du syndicat des copropriétaires.
Le fonds de roulement permet au syndic de disposer d’une « réserve d’argent » afin d’assurer la stabilité financière de la copropriété, quel que soit le contexte : retards de paiement de copropriétaires, travaux imprévus, saisonnalité des dépenses, etc.
Fonds de travaux (article 14-2 – Loi Alur 24/03/2014)
Ce fonds de travaux est alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par les copropriétaires selon les mêmes modalités que celles décidées par l'assemblée générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel.
Hypothèque
L’hypothèque est la garantie que prend un créancier sur un bien immobilier (un lot). Ainsi, en cas de vente de ce lot, si un copropriétaire a pris une hypothèque, il sera remboursé de sa créance par le notaire.
Indivision
Une indivision désigne l’état de personnes qui possèdent un bien en commun. Le régime de l’indivision peut naître d’une succession, d’une séparation de biens ou encore d’une dissolution d’une société ou elle peut résulter de la volonté de plusieurs personnes d’acquérir un même bien en commun.
Un bien indivis se distingue d’une copropriété car aucun des propriétaires ne possède de droit exclusif sur une ou plusieurs parties du bien.
Toute indivision doit avoir un représentant (appelé gérant) qui assistera aux assemblées générales.
Lot
Un lot est une partie privative individualisée dans une copropriété: cave, grenier, logement, boutique. On parle, pour des raisons pratiques, des lots principaux (logement, boutique, bureau) et des lots annexes (parking, cave, …).
Mandataire
En copropriété, la mandataire intervient dans le cadre des assemblées générales. Lorsqu’un copropriétaire souhaite faire valoir son vote lors d’une assemblée générale à laquelle il ne peut être présent, il peut alors se faire représenter par un mandataire. Il s’agit de transmettre ses pouvoirs à une tierce personne pour qu’elle puisse voter en son nom lors de l’assemblée.
Mutation
Ce mot signifie qu’il y a changement de propriétaire (vente ou héritage).
Ordre du jour
En copropriété, lors d’une assemblée générale sont débattues les questions inscrites à l’ordre du jour. L’ordre du jour est un document listant toutes les questions et tous les sujets qui doivent être discutés et votés lors de l’assemblée.
Il est préparé par le syndic après en avoir discuté avec le conseil syndical. Une décision prise sur une question qui n’a pas été inscrite à l’ordre du jour peut être annulée.
Parties privatives
Les parties privatives regroupent tous les éléments de l’immeuble réservés à l’usage exclusif d’un copropriétaire : revêtement de sol, hotte, robinetterie, carrelage mural, etc. Certains éléments des parties privatives sont considérés comme des parties communes (murs porteurs, chauffage collectif….).
Tout copropriétaire est en droit de réaliser librement des travaux dans ses parties privatives à partir du moment ou cela n’affecte en rien la destination de l’immeuble ou les droits des autres copropriétaires.
Sinon, vous devez soumettre à l’accord préalable de l’Assemblée Générale :
• Toute modification des portes d’entrée, des châssis, des volets…..affectant l’aspect extérieur de l’immeuble
• Tous travaux sur des murs porteurs
• Toute modification des revêtements de sols pouvant modifier l’acoustique, etc.
Conseils :
La répartition des parties communes et parties privatives ainsi que les règles à suivre dans la réalisation de travaux sont spécifiées dans le règlement de copropriété.
Parties communes
Les parties communes d’une copropriété regroupent les éléments de structure de la copropriété (toiture, façade, halls,…) et les équipements communs utilisés par tous les copropriétaires ou plusieurs d’entre eux (escaliers, corridors, ascenseurs, chauffage central, interphone, vide-ordures,…).
Chaque copropriétaire possède une portion de ces parties communes définie en tantièmes (ou millièmes) et indiquée dans le règlement de copropriété. Les charges liées à l’entretien des parties communes ou à la réalisation de travaux sont réparties entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de charges attribués à chacun.
Conseils :
La répartition des parties communes et parties privatives ainsi que les règles à suivre dans la réalisation de travaux sont spécifiées dans le règlement de copropriété.
Président du conseil syndical
Lorsque les membres du conseil syndical ont été élus par les copropriétaires, ils doivent à leur tour désigner parmi eux un président de conseil syndical qui deviendra l’interlocuteur privilégié du syndic.
Président de séance
Le président de séance est celui qui « préside » lors de l’assemblée générale et désigné par les statuts ou le règlement intérieur (sinon c’est l’assemblée elle-même qui désigne son président de séance). Il est, en quelque sorte, le « maître de cérémonie » de l’assemblée, il dirige les débats et met en place les votes. En fin de séance, le président signe le procès-verbal.
Au cours de l’assemblée, il peut être aidé par un secrétaire de séance et un ou plusieurs scrutateurs chargés de veiller au bon fonctionnement des opérations de vote.
Procès-verbal
Le procès-verbal est un document rédigé lors de l’assemblée générale qui résume les décisions prises lors de la réunion en inscrivant le résultat des votes pour chacune des questions inscrites à l’ordre du jour.
Le procès-verbal doit également indiquer le nom des opposants et des abstentionnistes et doit être signé à la fin de
l’assemblée pour être envoyé ensuite à l’ensemble des copropriétaires.
Quitus
Une fois par an, le syndic doit présenter à l’assemblée des copropriétaires le compte-rendu de ses activités et les résultats financiers de la copropriété.
C’est à cette occasion que l’assemblée délivre au syndic un quitus pour l’année écoulée. Le quitus implique que l’assemblée approuve la gestion globale de l’exercice effectuée par le syndic et le décharge ainsi de toute responsabilité par rapport aux actes passés, même ceux qui ont été décidés de manière autonome.
Aucune loi ne réglemente le quitus, cependant, il s’agit d’un acte utilisé et traité par la jurisprudence.
Quote-part
Dans une copropriété, chaque copropriétaire possède une part de la copropriété que l’on appelle aussi «quote-part». Cette quote-part est exprimée en tantièmes et permet de répartir les charges de copropriété entre chaque copropriétaire.
La quote-part détenue par chaque copropriétaire est indiquée dans le règlement de copropriété.
Rapprochement bancaire
En cas de compte bancaire séparé, le rapprochement bancaire est l’opération qui consiste à comparer le relevé du compte bancaire et le solde de trésorerie.
Règlement de copropriété
Le règlement de copropriété est un contrat fondateur de la copropriété. Tout acquéreur d’un lot en copropriété s’engage en signant son acte d’achat à respecter ce règlement qui doit lui être remis par le vendeur. Le règlement de copropriété fixe les droits et les obligations des copropriétaires de l’immeuble. Il indique également les quotes-parts détenues par chaque copropriétaire en fonction de leur lot et la répartition des charges.
Le règlement de copropriété décrit les parties communes et parties privatives de la copropriété et en fixe les conditions de jouissance.
Ce règlement de copropriété est établi par le notaire lors de la création de la copropriété. Il est disponible au fichier immobilier.
C’est le contrat fondateur et permanent de la copropriété, l’équivalent des statuts d’une société ou d’une association ; tout acquéreur l’accepte nécessairement en signant son acte d’achat, et doit tout aussi nécessairement s’en faire remettre un exemplaire par le vendeur.
Scrutateur
Le scrutateur est une personne que peut désigner l’assemblée des copropriétaires pour assurer la vérification de la régularité des procédures lors de l’assemblée : vérification de la feuille de présence, décompte des voix des copropriétaires présents, absents et représentés, enregistrement des résultats de vote, retranscription de ces résultats sur le procès-verbal.
Les missions d’un scrutateur ne sont définies dans aucun texte et sa nomination n’est pas obligatoire. Dans certains cas, la présence du président et du secrétaire lors de l’assemblée suffit.
Situation de trésorerie
C’est le document comptable qui fait le point des dettes et des créances d’une copropriété et permet donc de connaître la situation exacte de la copropriété. Voir balance.
Syndic de copropriété
Le syndic a pour mission de gérer l’immeuble au nom des copropriétaires, de les conseiller, les assister, les informer pour assurer leur bien-être et le bon fonctionnement de l’immeuble. Pour cela, Il lui appartient notamment de :
• Faire respecter les clauses du règlement de copropriété
• Faire exécuter les travaux décidés par l’assemblée générale
• Administrer l’immeuble et de pourvoir à sa conservation
• Convoquer les copropriétaires en assemblée générale
• Faire assurer l’immeuble et de veiller à sa garde, etc.
Syndicat des copropriétaires
L’ensemble des personnes physiques ou morales propriétaires d’au moins un lot dans un immeuble constitue ce que l’on appelle le syndicat des copropriétaires. Il a pour mission l’administration des parties communes de l’immeuble, la conservation de l’immeuble et la défense des intérêts collectifs de tous les copropriétaires.
Il nomme les membres du conseil syndical et le syndic. Le syndicat des copropriétaires est aussi responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers par un vice de construction ou le défaut d’entretien des parties communes de l’immeuble.
Toutes les décisions du syndicat sont prises par l’assemblée générale qui doit avoir lieu au moins une fois par an.
Tantièmes (ou millièmes)
Les tantièmes de copropriété désignent le nombre d’unités attribuées à chaque lot de l’immeuble. Ce nombre est défini en fonction de la superficie du lot, de sa consistance (nombre de pièces, surface habitables….) et de sa situation (vue, ensoleillement….).
Les tantièmes permettent de déterminer :
• La quote-part détenue par chaque copropriétaire qui influe sur le montant des charges communes.
• Le nombre de voix détenu par chaque copropriétaire lors d’un vote en assemblée générale.
Usufruit
L’usufruit est une situation de démembrement de la propriété qui consiste à avoir, d’une part l’usufruitier et, d’autre part, le nu-propriétaire du bien.
Un usufruitier est une personne qui dispose de la jouissance d’un bien sans en avoir la propriété. L’usufruitier doit entretenir le bien dont il bénéficie, et en assumer le coût, il est également redevable de la taxe foncière.
Lorsque l’usufruitier ne dispose plus de la jouissance du bien (déménagement, décès….), le propriétaire du bien (appelé aussi nu-propriétaire) en récupère la pleine propriété. Il peut donc en disposer comme bon lui semble : mise en location, jouissance du bien à titre personnel, vente du bien, etc.